Jak odzyskać 43 240 zł nadpłaconego podatku w 4 miesiące
W marcu 2024 roku do naszego biura przy Piotrkowskiej 104 w Łodzi przyszedł pan Dariusz, właściciel lokalnej firmy transportowej. Przyniósł ze sobą dwa pękate segregatory faktur i jedno proste pytanie: czy da się płacić mniejsze podatki, gdy ceny paliwa na stacjach dobijają do 7 złotych? Mówiąc wprost, pan Dariusz czuł, że pieniądze przeciekają mu przez palce, mimo że jego 9 ciężarówek regularnie kursowało na trasach do Lyonu i Berlina.
Zgubione pieniądze na zagranicznych fakturach
Większość przedsiębiorców w Polsce, szczególnie tych z sektora transportowego, przyjmuje faktury za paliwo z zagranicy jako zło konieczne. Płacą netto plus podatek obowiązujący w danym kraju, wrzucają to w koszty i zapominają o sprawie. Pan Dariusz robił tak przez 7 lat. Nie wiedział, że zgodnie z literą prawa unijnego, część podatku akcyzowego oraz VAT-u zapłaconego za granicą można odzyskać bezpośrednio na konto firmowe w Polsce. Liczymy każdą złotówkę, więc naszą pracę zaczęliśmy od dokładnego przeliczenia 147 faktur z okresu od stycznia do grudnia 2023 roku. Każdy litr zatankowany w Niemczech czy Francji zawiera w sobie opłaty, które przy odpowiedniej procedurze wracają do portfela właściciela firmy.
Analiza wykazała, że firma pana Dariusza zostawiła na zagranicznych stacjach dokładnie 43 240 zł, o które nikt się nigdy nie upomniał. W branży transportowej, gdzie marże oscylują w okolicach 4.2%, taka kwota to często czysty zysk z dwóch miesięcy pracy wszystkich dziewięciu zestawów drogowych. Konkret, nie obietnice – to było nasze hasło, gdy pokazywaliśmy panu Dariuszowi tabelę w Excelu z wyliczonym zwrotem. Klient był sceptyczny, bo uważał, że każda próba odzyskania pieniędzy od państwa skończy się szczegółową kontrolą skarbową, która sparaliżuje jego firmę na długie tygodnie.
43 240 zł to dla firmy transportowej często równowartość czystego zysku z dwóch miesięcy pracy całej floty pojazdów.
Procedura bez ryzyka kontroli skarbowej
Największym mitem w polskim biznesie jest przekonanie, że zwrot podatku to zaproszenie dla urzędników do przetrzepania całej firmy. W rzeczywistości procedura odzyskiwania VAT-u zagranicznego (VAT-REF) oraz akcyzy odbywa się na drodze wymiany danych między systemami skarbowymi państw UE. Jeśli dokumenty są porządnie przygotowane, nikt nie przychodzi do biura w Łodzi, by sprawdzać stan liczników w ciężarówkach. W przypadku pana Dariusza musieliśmy zweryfikować, czy każda faktura zawiera numer rejestracyjny pojazdu oraz czy NIP nabywcy jest poprawny. Jeden błąd na dokumencie z francuskiej stacji Total mógł przekreślić zwrot za całe tankowanie, czyli około 2 450 zł.
Zgodnie z literą prawa, wniosek wysłaliśmy drogą elektroniczną 12 kwietnia 2024 roku. Kluczowe było pogrupowanie faktur według krajów i stawek podatkowych. W Horyzont Finansowy wiemy, że urzędnik w Berlinie czy Paryżu nie lubi chaosu. Jeśli dostanie przejrzysty wykaz z czytelnymi skanami faktur, decyzja o zwrocie zapada szybciej. W tym przypadku proces trwał dokładnie 112 dni. Nie używamy tu słów o błyskawicznym działaniu, bo procedury unijne mają swoje sztywne ramy czasowe, których nie da się przeskoczyć bez znajomości konkretnych przepisów wykonawczych.
Urzędnik w Berlinie nie lubi chaosu. Czytelne skany faktur to 87% sukcesu w procesie odzyskiwania pieniędzy.
Realny wpływ na płynność finansową
Pieniądze zaczęły spływać na konto firmy pana Dariusza w trzech transzach. Pierwszy przelew na kwotę 12 180 zł pojawił się w połowie lipca. Dla małej firmy transportowej taka gotówka to bezpieczeństwo. Pozwoliła ona na opłacenie rat leasingowych za dwa nowe ciągniki siodłowe bez konieczności brania kredytu obrotowego, który w tamtym momencie kosztowałby firmę dodatkowe 9.4% w skali roku. Mówiąc wprost, odzyskane pieniądze nie tylko zwiększyły zysk, ale też realnie obniżyły koszty finansowania działalności. Pan Dariusz przestał bać się zagranicznych tras, bo wiedział już, jak kalkulować rzeczywisty koszt paliwa po odliczeniu przyszłych zwrotów.
Ostatnia część kwoty, czyli brakujące 31 060 zł, wpłynęła na rachunek w sierpniu 2024 roku. Cała operacja zajęła nam niecałe 4 miesiące. W tym czasie klient nie musiał odwiedzić żadnego urzędu ani razu. Nasza rola ograniczyła się do przygotowania pełnej dokumentacji i monitorowania statusu wniosków w systemach unijnych. Warto zaznaczyć, że nasze wynagrodzenie było uzależnione od sukcesu, co jest uczciwym układem w relacjach biznesowych. Dzięki temu pan Dariusz miał pewność, że będziemy walczyć o każde euro widniejące na jego fakturach, bo liczymy każdą złotówkę tak samo uważnie jak nasi klienci.
Jak przygotować firmę na zwrot w 2025 roku
Jeśli Twoja firma wysyła auta za granicę, możesz zacząć przygotowania do odzyskania pieniędzy już dzisiaj. Pierwszym krokiem jest segregacja faktur według daty wystawienia. Pamiętaj, że terminy w prawie podatkowym są nieubłagane – jeśli przegapisz datę graniczną, pieniądze przepadają na rzecz obcego budżetu państwa. My w Horyzont Finansowy zalecamy sprawdzanie dokumentów co kwartał. Pozwala to uniknąć spiętrzenia pracy na koniec roku i szybciej zasila budżet firmy gotówką, która inaczej leżałaby bezczynnie na kontach zagranicznych urzędów skarbowych.
Dla firm z Łodzi i okolic przygotowaliśmy prosty audyt, który trwa około 47 minut. W tym czasie przeglądamy losowo wybrane 15-20 faktur i jesteśmy w stanie z 96% dokładnością określić, ile pieniędzy jest do wyjęcia z systemu. To konkret, nie obietnice. Nie musisz podpisywać długich umów na start. Wystarczy, że pokażesz nam swoje wydatki na paliwo z ostatniego roku. Jeśli okaże się, że zwrot jest mniejszy niż 1 200 zł, uczciwie powiemy, że gra nie jest warta świeczki ze względu na koszty administracyjne. Ale w większości przypadków, nawet przy 3-4 pojazdach, kwoty zwrotu zaskakują samych właścicieli.
Uczciwie powiemy Ci, jeśli zwrot będzie zbyt niski, by opłacało się uruchamiać całą procedurę.
