Pozyskanie 247 000 zł dofinansowania na oprogramowanie dla hurtowni
Napisaliśmy wniosek o dotację na cyfryzację procesów sprzedaży. Projekt przeszedł w pierwszym terminie bez żadnych poprawek merytorycznych.
Hurtownia Mazur traciła czas na ręczne przepisywanie zamówień z kartek do Excela. Pomogliśmy im wyrwać z funduszy unijnych 247 340 zł na nowoczesny system ERP. Teraz firma działa szybciej, a błędy w wysyłkach praktycznie zniknęły.
Wyzwanie
Właściciel, pan Marek, zatrudniał 14 kierowców i 3 osoby w biurze, które tonęły w stertach papierowych faktur. Przez pomyłki w ręcznym wpisywaniu kodów towarów firma traciła średnio 8 420 zł miesięcznie na zwrotach i reklamacjach. Stary system z 2012 roku zacinał się przy każdej próbie wygenerowania raportu miesięcznego.
Mówiąc wprost, firma stała w miejscu, bo nikt nie miał odwagi zainwestować własnej gotówki w drogie IT. Baza danych ważyła już 4.3 GB, co sprawiało, że wyszukiwanie jednego klienta trwało ponad 12 sekund. Pracownicy tracili nerwy, a klienci odchodzili do większej konkurencji.
Podejście
Zaczęliśmy od audytu procesów w ich biurze pod Łodzią w październiku 2023. Nasz zespół przeanalizował 12 ostatnich miesięcy finansowych, żeby znaleźć luki, które kwalifikują się pod program cyfryzacji. Liczymy każdą złotówkę, więc od razu odrzuciliśmy zbędne gadżety, skupiając się na twardych narzędziach do zarządzania magazynem.
Przygotowaliśmy wniosek o dofinansowanie, który miał dokładnie 94 strony technicznych i ekonomicznych argumentów. Zgodnie z literą prawa wykazaliśmy, że bez tej dotacji firma nie utrzyma tempa wzrostu w regionie. Zajęliśmy się całą biurokracją, od zaświadczeń z ZUS po prognozy finansowe na 3 lata do przodu.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system, który automatycznie przesyła zamówienia z tabletów kierowców prosto do magazynu. Zamiast papierowych WZ-tek, każdy pracownik używa teraz terminala z czytnikiem kodów. Horyzont Finansowy dopilnował, żeby każda złotówka z dotacji została wydana na sprzęt o konkretnych parametrach, jak serwer o mocy 3.4 GHz.
Cała operacja zamknęła się w budżecie 291 180 zł brutto, z czego większość pokryły środki bezzwrotne. Przeszkoliliśmy 17 osób z obsługi nowego interfejsu, żeby przejście na nową technologię było jak najmniej bolesne dla załogi przyzwyczajonej do papieru.
Rezultaty
Hurtownia odzyskała płynność operacyjną, a właściciel ma podgląd na stany magazynowe w 4 sekundy na swoim telefonie.
Harmonogram
-
Październik 2023Audyt techniczny i analiza kosztów w siedzibie klienta.
-
Listopad 2023Złożenie wniosku do PARP na kwotę 247 340 zł.
-
Styczeń 2024Pozytywna weryfikacja i podpisanie umowy o dofinansowanie.
-
Luty 2024Zakup licencji ERP i serwerów dla 17 użytkowników.
"Bałem się, że dotacje to tylko tona papierów i obietnice bez pokrycia. Horyzont Finansowy ogarnął to tak, że dostałem kasę na konto w 4 miesiące. Warto było zaufać."