Sposób na 21% niższy podatek od nieruchomości biurowych

Dlaczego stare pomiary okradają Twój portfel

W lipcu 2024 roku odwiedziliśmy biurowiec przy ulicy Narutowicza, który według dokumentacji z 2011 roku miał 3 842 metry kwadratowe powierzchni użytkowej. Po dokładnej inwentaryzacji okazało się, że rzeczywista powierzchnia podlegająca opodatkowaniu jest o 247 metrów mniejsza. Różnica wynikała z błędnego zakwalifikowania szybów windowych oraz wewnętrznych klatek schodowych, które w tamtych latach wpisano do rejestru jako przestrzeń komercyjną. Takie pomyłki są plagą w łódzkich budynkach oddanych do użytku przed rokiem 2016.

Liczymy każdą złotówkę, dlatego wiemy, że przy obecnych stawkach za metr kwadratowy, taka pomyłka kosztowała właściciela tego konkretnego obiektu ponad 8 150 zł rocznie. Przez 12 lat funkcjonowania budynku firma straciła niemal 98 000 zł, których nikt im nie zwróci, jeśli sami nie upomną się o korektę. Prawo pozwala na skorygowanie deklaracji do 5 lat wstecz, co w tym przypadku oznaczało odzyskanie 40 750 zł gotówki niemal natychmiast po złożeniu odpowiednich dokumentów w urzędzie przy ul. Piotrkowskiej 104.

Zgodnie z literą prawa, za szyby windowe i piony techniczne nie powinieneś płacić pełnej stawki podatku biurowego.

Powierzchnia techniczna a interpretacje urzędowe

Częstym błędem jest wliczanie do powierzchni użytkowej miejsc, w których wysokość pomieszczenia nie przekracza 2,20 metra. W biurowcach z lat 90., których w Łodzi mamy sporo w okolicach Al. Piłsudskiego, skosy na ostatnich piętrach lub obniżone sufity techniczne w piwnicach są normą. Jeśli pomieszczenie ma wysokość między 1,40 a 2,20 metra, do podstawy opodatkowania wliczamy tylko 50% jego powierzchni. Poniżej 1,40 metra podatek wynosi okrągłe zero złotych. To są twarde fakty, o których zarządcy nieruchomości często zapominają przy corocznym wypełnianiu druków DN-1.

Podczas audytu wykonanego we wrześniu 2024 w budynku niedaleko Manufaktury, znaleźliśmy 118 metrów kwadratowych powierzchni pod schodami i w niszach technicznych, które były rozliczane jako 99.3% powierzchni biurowej. Mówiąc wprost: właściciel płacił za nie tak samo, jak za luksusowe gabinety zarządu. Po wprowadzeniu korekty i zastosowaniu zasady 50/100, roczna danina spadła o 2 470 zł. To może nie wydaje się fortuną przy skali całego budynku, ale w skali dekady daje to kwotę, za którą można przeprowadzić solidny remont recepcji.

Jak przygotować się do kontroli pomiarów

Konkret, nie obietnice – tak podchodzimy do każdego zlecenia. Zanim pójdziesz do urzędu, musisz mieć w ręku operat przygotowany przez uprawnionego geodetę, który posługuje się normą PN-ISO 9836. To jedyny dokument, z którym urzędnicy skarbowi nie mogą dyskutować. W 2024 roku przeprowadziliśmy 14 takich weryfikacji w województwie łódzkim i w 11 przypadkach znaleźliśmy różnice na korzyść klienta. Średni odzysk podatku wyniósł 14,3% w skali roku, co przy dużych halach magazynowych lub biurowcach klasy B generuje oszczędności idące w dziesiątki tysięcy złotych.

Proces korekty trwa zazwyczaj od 45 do 62 dni roboczych. Urząd ma prawo do własnej wizji lokalnej, dlatego dokumentacja musi być bezbłędna. W październiku 2024 pomagaliśmy firmie z branży logistycznej, której urzędnicy zakwestionowali pomiar rampy rozładunkowej. Dzięki precyzyjnym wyliczeniom i wskazaniu konkretnych wyroków sądów administracyjnych, udało nam się obronić niższy podatek. Klient zaoszczędził 12 430 zł rocznie, a my udowodniliśmy, że znajomość aktualnych przepisów UE dotyczących nieruchomości to podstawa nowoczesnego zarządzania finansami.

Średni odzysk podatku w naszych audytach z 2024 roku to aż 14,3% rocznej kwoty daniny.

Finansowe skutki błędnej kwalifikacji obiektów

Podatek od nieruchomości to nie tylko metry, ale też sposób użytkowania. Często spotykamy sytuację, gdzie część budynku stoi pusta od miesięcy z powodu remontu lub braku najemcy, a właściciel nadal płaci stawkę 'związaną z prowadzeniem działalności gospodarczej'. Istnieją specyficzne warunki, pod którymi można czasowo obniżyć tę stawkę, powołując się na względy techniczne uniemożliwiające korzystanie z obiektu. W listopadzie 2023 roku pomogliśmy właścicielowi kamienicy na ul. Jaracza obniżyć koszty o 31% na czas trwania modernizacji dachu i stropów.

Wiele osób boi się zadzierać z fiskusem, ale my działamy zgodnie z literą prawa. Jeśli budynek ma wady konstrukcyjne, które wyłączają go z użytku, nie ma powodu, by płacić za niego najwyższy podatek. W Horyzont Finansowy nie szukamy 'kreatywnej księgowości', ale wyłapujemy błędy, które są czarno na białym w papierach. Jeśli Twój biurowiec został wybudowany przed 2018 rokiem, szansa na to, że przepłacasz, wynosi około 76%. Warto poświęcić jeden dzień na sprawdzenie dokumentacji, zamiast co roku oddawać miastu równowartość nowego samochodu służbowego.

Podsumowanie i następne kroki

Zasady są proste: najpierw audyt dokumentów, potem pomiar fizyczny, a na końcu wniosek o nadpłatę. Nie warto czekać do nowego roku podatkowego, bo każdy miesiąc zwłoki to bezpowrotnie tracone pieniądze. W 2024 roku nasz zespół w Łodzi odzyskał dla klientów łącznie 412 800 zł z samych nadpłat podatku od nieruchomości. Najmniejszy zwrot wyniósł 3 200 zł, a największy przekroczył 89 000 zł dla hali produkcyjnej pod Zgierzem. To są realne środki, które mogą pracować na Twój rozwój, zamiast leżeć na koncie urzędu.

Jeśli nie masz pewności, czy Twój biurowiec jest zmierzony prawidłowo, zacznij od przejrzenia ostatniej decyzji podatkowej i porównania jej z projektem budowlanym. Jeśli liczby się zgadzają co do centymetra, to już jest sygnał ostrzegawczy – w rzeczywistości budynki rzadko odpowiadają projektowi w 99.7%. Mówiąc wprost: zazwyczaj buduje się nieco inaczej, niż rysuje architekt, a urząd zawsze przyjmuje wersję korzystniejszą dla budżetu miasta. Czas to zmienić i zacząć płacić tylko tyle, ile naprawdę się należy.